こんなことで困っていませんか
従業員20〜100名、Google Workspace をお使いの会社でよく聞く悩みです。
入退社の書類がバラバラ
労働条件通知、秘密保持、規程の確認がメール・紙・表計算に散らばり、誰が何に同意したか追えない。
辞めた人の権限が残る
退職の連絡と Google Workspace の権限停止がつながらず、残ったアカウントに気づけない。
審査前だけ大忙し
Pマーク・ISMS の教育記録や証跡を、審査の直前にかき集めている。
教育が「受けたか」で終わる
受講の有無しか分からず、どの分野が苦手で何を直せばよいかにつながらない。
できること
人の手続き、権限、教育、証跡をひとつの流れでつなぎます。
入社・退職の手続き
入社を登録すると、雇用区分と使うシステムに合わせて、配る書類・受ける研修・付与する権限のチェックリストが自動でできます。
書類の配付と同意
就業規則・秘密保持・利用目的の通知を版ごとに管理。閲覧・確認・同意を別々に記録し、改定後も当時の版で確認した事実が残ります。
Pマーク向けのひな型
個人情報保護方針や各種規程、同意書、記録様式など26件のひな型から、自社の草案を作れます。承認欄には電子押印が使えます。
教育・確認テスト
スマホで受講・途中保存・再受講。教材の版、所要時間、得点を記録し、分野別の弱点を集計します。
退職者の権限点検
Google Workspace を読み取り専用でつなぎ、退職したのに有効なアカウントや、2段階認証のない管理者を見つけて担当者に依頼します。
そのまま証跡になる
日々の操作が改ざん検知つきの証跡として自動で残り、審査や取引先からの質問に、期間を指定したレポートで根拠を示せます。
使い方
管理者に残るのは、例外と判断だけです。
- 人事が入社を登録氏名・雇用区分・入社日・使うシステムを入力するだけ。
- 本人はスマホで完了個人のメールに届く案内から、書類の確認と研修の受講。Google アカウントは不要です。
- 担当者は例外だけ見る期限切れ・未対応・残った権限など、対応が必要なことだけが並びます。
- 記録は自動で証跡に誰が・いつ・どの版に同意したかが、監査にそのまま使える形で残ります。
安全への取り組み
人事情報とセキュリティ情報を預かる製品として、守りを最優先に設計しています。
- 会社ごとのデータを分けて管理し、他社のデータには構造的に触れない設計
- 管理者は2段階認証が必須。社員は個人メールのワンタイムリンクで安全にログイン
- Google Workspace との連携は読み取り専用。アカウントの停止は人が判断して行います
- 証跡は追記のみ。ハッシュの鎖で、あとからの書き換えを検出できます
- 毎日暗号化したバックアップを取り、毎週、実際に復元できるかを自動で試験しています
- 連携の失敗を「問題なし」と表示しません。最後に確認できた時刻を常に表示します
よくある質問
コトセキとは何ですか？
コトセキは、入社・退職、規程の周知、従業者教育といった日常の手続きを進めるだけで、Pマーク・ISMS の運用記録（証跡）が自然に残る中小企業向けのクラウドサービスです。誰が・いつ・どの版の規程を確認したか、どの研修を受けて何点だったか、退職者のアカウントを止めたかといった記録を、審査や取引先の確認にそのまま使える形で残します。
どんな会社に向いていますか？
従業員20〜100名程度で、Pマーク・ISMS を取得している、またはこれから取得を目指す会社に向いています。Google Workspace を使っている会社では、退職者のアカウントの点検までつなげられます。専任の情報システム担当者がいない会社でも、担当者は「対応が必要なこと」だけを見れば済むように作っています。
コトセキを使えば Pマークや ISMS を取得できますか？
取得を保証するものではありません。コトセキは、規程の周知・教育・入退社の手続き・権限の点検といった運用を回し、その記録を残すための道具です。規格への適合の判断は、審査機関や専門家の確認と、貴社の最終判断が前提になります。
Pマーク向けの規程や様式のひな型はありますか？
はい。個人情報保護方針、各種規程、同意書、教育や点検の記録様式など、Pマーク向けのひな型を26件用意しています。会社名などを入れた草案から始め、空欄を埋めて承認すれば、社員への配付と同意の記録まで同じ画面で進められます。